Manajemen berasal dari kata “manage” yang artinya mengatur, mengurus atau mengelola.
Manajemen dapat diartikan sebagai:
- Manajemen sebagai suatu proses
- Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen
- Menajemen sebagai suatu seni (art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (science)
Menurut George Robert Terry :
“manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih
dahulu dengan menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari
tindakan-tindakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating) dan pengendalian (controlling).
- Untuk mencapai keteraturan, kelancaran, dan kesinambungan usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
- Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara input dan output.
PLANNING
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam planning atau perencanaan, di antaranya sebagai berikut:
- Perencanaan yang dibuat adalah sebuah perencanaan yang harus jelas maksud dan tujuannya. Akan lebih baik, jika diuraikan juga beberapa langkah yang akan digulirkan untuk mendukung tercapainya maksud dan tujuan dari sebuah rencana yang dibuat tersebut. Rencana yang dibuat harus fokus dan tidak terlalu melebar. Di dalam sebuah perencanaan, biasanya idealisme muncul. Hal ini memanglah wajar dan muatan idealisme memang harus terkandung dalam sebuah rencana. Akan tetapi, satu hal yang harus dihindari dalam sebuah perencanaan adalah janganlah terlalu berlebihan dalam memasukkan muatan idealismenya.
- Program kerja yang telah disusun dalam sebuah perencanaan memiliki prediksi kecenderungan positif bahwa program kerja tersebut bisa terukur dengan kemampuan. Dalam artian, kita bisa menyeimbangkan antara tingkat kesulitan program kerja dengan pengoptimalan segala potensi yang bisa diberdayakan. Sehingga berhasilnya program kerja digulirkan bukan sebuah perkara yang menjadi beban, tetapi lebih layak diprediksi sebagai tantangan.
- Perencanaan dibuat karena ada satu perkara tujuan yang ingin dicapai. Semua elemen realita yang ada di hadapan mata, harus menjadi sandaran dari penyeimbangan tujuan yang ingin dicapai. Sehingga meskipun terdapat aspek spekulasi, namun semuanya tetap dalam kerangka sebuah kewajaran dan bukan angan-angan.
- Perlu diperhatikan bahwa perencanaan tidak dibuat berdasarkan ketakutan yang berlebihan. Lahirnya rencana adalah sebuah tujuan yang mudah-mudah saja. Perencanaan dapat bertujuan untuk menguji kemampuan SDM agar lebih meningkat sehingga memacu motivasi untuk mengadakan terus perbaikan demi perbaikan secara bertahap tanpa kenal lelah.
- Selain dari program kerja, harus ditentukan juga perencanaan waktu tercapainya semua jenis program kerja yang telah dibuat. Penentuan kapan waktunya pencapaian program kerja ini dibuat dengan adanya penekanan khusus bahwa waktu tersebut adalah sebuah target. Sehingga evaluasi yang dilakukan adalah disiplin pada waktu-waktu yang telah ditargetkan dalam sebuah perencanaan.
4 (empat) tingkat kemampuan dasar dalam kegiatan perencanaan:
- Insight: kemampuan untuk menghimpun fakta dengan jalan mengadakan penyelidikan terhadap hal-hal yang berhubungan dengan masalah yang direncanakan.
- Forsight: kemampuan untuk memproyeksikan atau menggambarkan jalan atau cara-cara yang akan ditempuh, memperkirakan keadaan-keadaan yang mungkin timbul sebagai akibat dari kegiatan yang dilakukan.
- Studi eksploratif: kemampuan untuk melihat segala sesuau secara keseluruhan, sehingga diperoleh gambaran secara integral dari kondisi yang ada.
- Doorsight: kemampuan untuk mengetahui segala cara yang dapat menyamarkan pandangan, sehingga memungkinkan untuk dapat mengambil keputusan.
Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART :
- Specific artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.
- Measurable artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.
- Achievable artinya dapat dicapai. Jadi bukan anggan-angan.
- Realistic artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit. Tapi tetap ada tantangan.
- Time artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran atau tahunan. Sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.
“Dan siapkanlah untuk menghadapi mereka kekuatan apa saja yang kamu
sanggupi dan dari kuda-kuda yang ditambat untuk berperang (yang dengan
persiapan itu) kamu menggentarkan musuh Allah dan musuhmu dan orang
orang selain mereka yang kamu tidak mengetahuinya; sedang Allah
mengetahuinya. Apa saja yang kamu nafkahkan pada jalan Allah niscaya
akan dibalasi dengan cukup kepadamu dan kamu tidak akan dianiaya
(dirugikan).”. (Al Anfaal ayat 60)
ORGANIZING
Organizing atau pengorganisasian pada prinsip manajemen adalah pengorganisasian semua sources yang dimiliki untuk mewujudkan rencana yang telah disusun dan mencapai tujuan serta visi misi yang telah ditetapkan. Dalam pengelolaan SDM, salah satunya adalah penempatan SDM yang tepat pada posisi jabatan secara struktural yang tepat juga. Hal tersebut memang penting, sebab struktural yang terbentuk dalam pengorganisasian adalah lambang kekuatan secara tersirat, apakah bisa atau tidak bisa semua jenis program kerja yang dibuat dengan standar target waktu yang telah ditentukan tercapai oleh sebuah organisasi.
Jabatan dan kualitas SDM yang menempatinya berdasar pada tataran keahlian pada bidangnya, berdasarkan penilaian paling layak dari uji kelayakan secara objektif. Sehingga tujuan hakikat pengorganisasian untuk membagi-bagi kesulitan pencapaian sebuah tujuan yang telah direncanakan akan terasa mudah. Kesulitan tersebut menjadi mudah karena ditanggung bersama dengan rasa tanggung jawab yang besar dan segenap kemampuan yang dimiliki. Maka terjadilah sinergi antara potensi SDM unggul yang terdapat di satu divisi, dengan potensi SDM unggul di divisi lain untuk mendongkrak sesuatu yang sulit jadi mudah.
Fungsi pengorganisasian dalam prinsip manajemen, yakni untuk menentukan beberapa jenis komponen komunikasi dalam interaksi pada setiap SDM yang ada di dalamnya. Perlu dicermati bahwa organisasi merupakan wadah, proses, dan sistem kegiatan kerja sama yang terdiri atas beberapa orang untuk mencapai tujuan yang disetujui bersama pada tahap perencanaan sebelumnya; Sehingga segala sistem, berlaku menyeluruh pada setiap elemen yang terdapat di dalamnya. Beberapa sistem pokok dalam jenis komunikasi yang harus dipahami oleh setiap orang yang ada di dalam sebuah organiasi adalah sebagai berikut:
- Komunikasi yang dilakukan adalah jenis komunikasi yang memiliki ketersambungan dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing personel berdasarkan uraian jabatan (job description).
- Telah dipahaminya peraturan garis-garis komunikasi penghubung antara satu personel dengan personel lain. Mulai jenis interaksi komunikasi pada setiap persdnel dari tataran personel pada level paling bawah sampai level paling atas secara struktural organisasi. Hal tersebut dilakukan demi efektivitas dan eļ¬siensi operasional komunikasi organisasi.
- Memahami bahwa semakin tinggi jabatan yang diemban, semakin besar tanggung jawab yang dipikul.
“Sesungguhnya Allah menyukai orang yang berperang dijalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh.”. (Ash Shaff ayat 4).
ACTUATING
Actuating lebih cenderung kepada man atau people. Dalam istilah sederhana, actuating berarti memberi arahan, menggerakkan orang untuk melaksanakan aktivitas organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Menggerakkan, jelas membutuhkan adanya kematangan pribadi dan pemahaman terhadap karakter manusia yang memiliki kecenderungan berbeda dan dinamis, sehingga membutuhkan adanya sinkronisasi. Bisa dikatakan bahwa fungsi actuating jauh lebih rumit karena harus berhadapan langsung dengan orang atau people sehingga fungsi leadership begitu kentara sekali dibutuhkan sekalipun semuanya melalui proses planning dan pengorganisasian terlebih dulu.
Dalam mengarahkan manusia, salah satu teori yang cukup terkenal adalah teori X dan Y dari Douglas McGregor yang menyatakan bahwa seorang bawahan (anggota) selalu diasumsikan negatif dan positif.
Teori X yang menganggap hal-hal berikut ini:
- Kebanyakan bawahan (anggota) yang aktif pada suatu organisasi bekerja sesedikit mungkin dan mereka umumnya menentang perubahan.
- Kebanyakan bawahan (anggota) harus dibujuk, diajak, diberikan penghargaan, dihukum, dan diawasi untuk mengubah kelakuan mereka agar sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan organaisasi.
- Kebanyakan bawahan (anggota) ingin diberikan pengarahan oleh seorang pimpinan, dan dimana ada kesempatan mereka berusaha untuk menghindari tanggung jawab.
- Kebanyakan bawahan (anggota) memiliki kapasitas untuk menerima tanggung jawab dan potensi untuk pengembangan diri dan perusahaan, tetapi manajemen melalui tindakan-tindakannya harus membuat mereka sadar tentang sifat-sifat tersebut.
- Kebanyakan bawahan (anggota) ingin memenuhi kebutuhan-kebutuhan sosial, kebutuhan akan penghargaan, dan kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri sendiri.
“Dan Katakanlah: "Bekerjalah kamu, maka Allah dan Rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan dikembalikan kepada (Allah) Yang Mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diberitakan-Nya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan.” (At Taubah 105).
CONTROLLING
Pelaksanaan kerja berada dalam sebuah mekanisme pengontrolan yang setiap saat bisa menentukan jenis prestasi kerja yang ditunjukkan. Hal inilah yang menjadi alasan kehati-hatian setiap SDM dalam menjalankan rencana kerja masing-masing.
Mekanisme pengontrolan prestasi kinerja semua SDM akan berjalan benar dan mencitrakan ketegasan apabila sudut pandang objektivitas dalam menyimpulkan hasil evalusi pengontrolan dijadikan landasan. Setelah itu, organisasi dapat menjatuhkan sanksi atau imbalan secara objektif. Hasil tersebut merupakan hal yang harus diterima dengan lapang dada oleh semua SDM.
“Dan sesungguhnya Kami telah menciptakan manusia dan mengetahui apa yang dibisikkan oleh hatinya, dan Kami lebih dekat kepadanya daripada urat lehernya, (yaitu) ketika dua orang malaikat mencatat amal perbuatannya, seorang duduk di sebelah kanan dan yang lain duduk di sebelah kiri. Tiada suatu ucapanpun yang diucapkannya melainkan ada di dekatnya malaikat pengawas yang selalu hadir.” (Al Qaaf 16-18).
Sumber :
http://lova241smk.wordpress.com/2012/02/26/menerapkan-fungsi-manajemen-poac-planning-organizing-actuating-controlling-dalam-aspek-perusahaan/
http://belajar-pembukuan.blogspot.com/2012/08/memahami-prinsip-dasar-manajemen.html
http://wanvisioner.blogspot.com/2009/05/poac-planning-organizing-actuating-and.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar